Alumni Association of Graduate School of Information Sciences,
Tohoku University

役員会メモ

情報科学研究科ＨＰ運用について
・現在，一研究室のサーバーを利用しているものを，情科研の管理 するサーバーへ移行する．
・これにより，研究科事務の人がデータの更新等をすることが可能 になるとともに，長期的に安定な管理，運用が実現できる．
・同窓会は情科研の外郭団体であり，本来独立した存在であるが， 実施事業の多くは研究科と共益的なものであるため，個人情報を載 せずに広報等に利用するだけならば，現実的に問題はないと判断さ れる．
・移行作業は，情科研の計算機運用室の許可を得た後に実施する．

同窓会会費について
・同窓会名簿管理等の専属の事務局員を雇うためだけに，会費の徴 収をするわけにはいかない．
・納付率が低いと，会費を集める経費のほうが高くなる可能性も十 分ある．
・会報などの同窓生に対する何らかの実質的事業が展開できるよう になるまでは，会費を徴収せずに運営する．
・Web での情報提供等，ボランティアベースで実現できるもので， しばらくは事業展開を行う

名簿について
・同窓会の重要事業であるが，個人情報保護法の関係で，無闇に研 究室から情報を収集することはできない．また、仮に情報を集めたとしても、それらを同窓会名簿等として各同窓会員に郵送するだけの運用資金は，同窓会には無い．
・年度末に事務から各研究室に情報提供が求められるのは，本部か らの依頼によるものであり，就職先等の卒業名簿作成のためであっ て同窓会名簿ではない．
・したがって，住所変更等のアップデートは行われない．
・また，同窓生ではあるが卒業生にはならない，「研究生」，「研 究員」，「退学者」の情報は得られない．さらに，博士後期課程進 学者は二重に登録される．
・結局は研究室から情報を集めるしかないため，プライバシーポリ シーを提示した上で，情報を提供してもらう．
・過去に遡ってこれを実現するのは困難であるため，次回の修了生 の分からきちんと収集する．
・主催者が退職された研究室については，関連する先生等に協力を 依頼する．
・３月までに，プライバシーポリシーを決め，何の情報を集めるの かを決める必要がある．
・当面は会費を徴収するに値するだけのサービスは提供できないので、電子メールでの連絡を考慮し、同窓生に連絡を付けられる何らかの情報（例えば，電子メールアドレス）だ けでも収集する．
・名簿については，１００周年記念事業室でも集めていたので，情科 研のデータだけ利用できそうなら，それをいただいて利用すること も検討する．

学外幹事の任用について
・現在の幹事は，学内の人間だけで構成されているために閉鎖的で ある．そこで，学外幹事を任用する．
・各研究室から適任者を１名ずつ選出してもらい，学外幹事として 登録してもらう．
・この構造は，同窓生の情報を基本的に研究室に依頼してアップデー トするしかない，現同窓会の運営状況とも合致する．

ホームカミングデーの開催について
・修了生が参加しやすい形で実施しないことには，実現は難しい ．
・修了生による会社説明会を同窓会総会と同日に実施すると，現役 学生，修了生，研究科，同窓会それぞれにメリットがあると考えら れる．
・次年度の総会は，このような開催形態を視野に入れて，何等かの 工夫をして実施するよう検討する．

同窓会運営体制について
・同窓会の事業と研究科の業務とは重複する部分もあるため，幹事 団と研究科事務とで協力し，効率的かつ有効的な運営を心掛ける．